仕事に役立つビジネスフレームワーク~PDCA~

「PDCA」とは

 

ビジネスにおいては広く認知されている「PDCA」のフレームワーク。

Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)という4つのステップを繰り返すため、PDCAサイクルとも呼ばれ、これにより業務の質を高め改善につなげていくという考えです。

 

PDCAを回せるようになるコツ

 

PDCAがビジネスにおいて大切だということは、ほとんどの人が知っているはずです。しかし日常的に実践し、活用できている人はどれほどいるでしょうか。

大切と知っていても日常的に活用できている人は少ないでしょう。

確実に実践するためには、PDCAをルーティン化しておくことが重要です。

 

P:Plan 計画

 

達成したい目標や、目的を明確にしたうえで、計画を作成します。

計画を立てる際は、5W1H:Who(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(いくらで)を意識しながら、具体的な数値を示して目標を設定し、計画を立てます。

 

D:Do 実行

 

計画に沿って業務を実行します。目標達成のために計画で立てた内容を実行します。実行する際は、具体的に時間・数値に落とし込んでいきます。

 

C:Check 評価

 

実行が計画に沿って行われたかどうか、目標を達成できているかどうか、を評価します。評価は、客観的に行えるように、数値など定量的な評価ができるようにしましょう。

そのために、「Plan:計画」で立るのは、具体的な数値である必要があります。

 

A:Action 改善

 

評価で明確になった内容から、良い点に関しては継続的に行い、改善すべき点はどの部分をどのように改善すべきかを考えます。さらにその改善点を次の「Plan:計画」につなげていきます。

この一連のサイクルが「PDCAサイクル」です。

 

PDCAを回すためにポイント

 

PDCAは何度もそのサイクルを回していくことで、そのたびに改善され、スパイラルアップしていくことができるのです。ポイントは何度もそのサイクルを回すこと。

 

PDCAを回すことが大切だとわかっていても、なかなか実行できない、時間がかかる、その時間を確保できない、などの理由でPDCAを回せない、という人も多いでしょう。

 

このPDCAサイクルを回すことを習慣化してしまうのが、続けるためのポイントです。

PDCAサイクルを習慣化するためには、日々のルーティンワークにしてしまうこと、さらにPDCAを回すための「PDCAシート」を作成すること、が有効的です。

 

 

PDCAサイクルの習慣化

 

朝、会社に到着したら、身の回りを整理し、着席する。PCを立ち上げてから、PDCAシートを記入する。記入し終わってから、通常業務を開始する。

このように日常生活の中に、PDCAを組み込みましょう。

 

 

このように用紙1枚を使って、PDCAを回していきます。

朝、「目標」の欄にその日の目標を記入します。つづいて、「P」の欄に目標に対する計画を立てます。上述したように、計画はできるだけ数値で表すようにしましょう。

 

「D」はP欄に記入した通り、実行します。

 

「C」は計画に対する行動が終わったら都度、記入するようにしましょう。後で振り返ろうとすると、忘れてしまったり、モレが発生したりすることがあるからです。

また「C」には客観的な事実のみを記入するようにしましょう。自分の主観や感情ではなく、“時間が何分かかった” や “上司に〇〇だと指摘を受けた” など、客観的な事実を記入しましょう。

 

「A」はその日の業務終了後に記入しましょう。「C」に記入した内容をもとに、良かったことは何か、改善すべき点はどこか、どのように改善すべきなのか、などの改善点を記入しましょう。

 

このPDCAシートは、次の日以降のPDCAに活かしていきます。この蓄積が今後の改善につながっていきます。

PDCAシートは振り返りができるように、ファイリングしておきましょう。

 

まとめ

 

PDCAは何度も回すことが大切です。PDCAを回すことに慣れるため、毎日の目標をPDCAに落とし込み、実践していくのが良いでしょう。

PDCAを回すことに慣れたら、プロジェクトやほかの業務などのPDCAに応用していきましょう。

まずは忘れずにPDCAサイクルを回すことを意識し、日々の中にルーティン化していきましょう。

 

 

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