快適なオフィスとは
適切なレイアウト
レイアウトとは、執務室や会議室、ミーティングスペースなどの各スペースのゾーニングや、デスクの配置、キャビネットの場所などが、業務に支障がないよう、さらに使い勝手が良いような適切な配置であることが必要です。
適切なオフィス家具
オフィス家具には、デスク・チェア・会議テーブル・キャビネットなどがあります。その中でもさまざまな種類があります。デスクには、平デスク・片袖デスク・両袖デスク・昇降型デスクなど。キャビネットには、両開き・引き違い・引出し・オープン型など。チェアにも多種多様な機能が付いたチェアがたくさん出ています。
快適な環境
オフィスの環境はさまざまな要因に影響されます。
温度・湿度：法的に基準が定められていますが、快適かという感じ方は個人によって違います。
照度：業務を行ううえで、必要な明るさを確保する必要があります。照度にも法的な照度基準が定められています。
音：オフィスは静かすぎても、うるさくても業務や集中力に支障がでる場合があります。
快適なオフィスが企業に貢献できること
快適なオフィスは企業にとってさまざまなメリットがあります。
適切なレイアウト
執務室の広さや、会議室・ミーティングスペースの数・配置などが、使いやすさや集中できるか、スペースの利用率などに大きく影響します。
また、適切な動線を確保することで、移動もスムーズになり効率的に業務を行うことができます。さらに、最適なデスクの配置にすることが、部署内・部署外のコミュニケーションの活発化につながります。
適切なオフィス家具
業務特性に合わせたオフィス家具を選定することが大切です。
特に毎日、長時間使用するデスクやチェアは、快適性に大きく影響します。管理部門などデスクワークの多い部署では特に重視すべきものです。
また、書類等の使用頻度や保管の仕方によってキャビネットの種類を選定する必要があり、業務効率にも関わります。
身体への接点が高いものほど、快適性の高さが必要である、との調査結果も出ています。
快適な環境
快適な環境は、働く人の健康にも直接的な影響があるため、法的に定められた基準値を守ることが大切です。環境に対してストレスを感じずに業務に取り組めることによって、集中力も高まることが生産性向上にもつながっていきます。
また、観葉植物や植栽、アートなどもオフィス環境の一つでもあります。観葉植物や植栽は、人に良い効果を与えてくれます。
快適なオフィスにするためには
”快適”といっても、これを具体的な数字で表すのは難しい。定性的なものでは、判断ができないため、できるだけ定量的に示す必要があります。
現状を把握する
現状のレイアウト図を作成する。また現在、使用している家具情報（サイズ・数量・メーカー・購入年数など）、スペース構成（各スペースの面積構成、使用頻度、稼働率など）などをまとめて表にする。
実際に利用している人の声を聴くことで、現状のレイアウトやオフィス家具、オフィス環境への満足度を調査します。使い勝手や使用する際の要望、スペースの過不足などの現状を把握しましょう。
オフィスの実態調査が必要な理由の詳細はこちら。↓
課題を抽出する
現状把握の結果、何に問題があるのかを導き出しましょう。問題点に対して、どのような対策ができるのか、どのような対策が有効的なのか、課題を明確にしましょう。課題は一つだけではなく、複数あることが多いのです。見落としがないように、しっかりと現状を分析しましょう。
優先順位を明確にする
複数の課題が明らかになったら、優先順位を決定しましょう。どの課題を解決するのが急務なのかを、現状を踏まえて判断しましょう。もちろん優先順位は高くなくても、すぐに実行できるものがあれば、実行しましょう。しかし、課題は一つ一つ独立していることもありますが、接点がある場合も多いので、必ず全体像を把握するようにしましょう。
課題解決策を考える
優先順位の高い課題に対しての策を考えましょう。解決策は実現可能な内容であることが大切です。また個々人に頼ったり任せたりするような内容は、解決策としては十分ではありません。
組織として取り組める内容にする必要があります。
解決策の実行とPDCA
解決策を実行するにあたり、期限を決めて行うこと、数値など達成度や実行度、満足度など、計れる内容にすることが大切です。
解決策を実行したからといって、必ず課題が解決するわけではありません。その課題がどの程度、解決しているか、またその解決策は有効であったか、有効でなかった場合には他の解決策の実行が必要になります。
このように課題の解決に対して、PDCAを回すことが大切です。
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