オフィスにおけるコミュニケーションの必要性とその方法

ビジネスにおいてコミュニケーションはとても重要な要素だというのは良く知られていることでしょう。

多くの企業では、社内コミュニケーションの活発化を目指して、オフィスにフリースペースを設けたり、フリーアドレス制を導入したりするなど、さまざまな工夫を凝らしています。

コミュニケーションには2種類あり、フォーマルコミュニケーションとインフォーマルコミュニケーションに分けることができます。

 

・フォーマルコミュニケーション

会議や打ち合わせなど、公の場でのコミュニケーション

・インフォーマルコミュニケーション

業務外のちょっとした会話や雑談などのコミュニケーション

 

 

オフィスにおけるコミュニケーションの重要性

 

コミュニケーションの活発化はどんな影響をもたらすのでしょうか。

 

1.良好な人間関係の構築

コミュニケーションを取るということは、「相手を知ること」とも言えます。

相手を知ることで、相手がどんな性格なのか、どんな考え方・思考をもっている人なのか、を知ることができます。

そして相手を知ることは、同時に自分のことも知ってもらう機会になります。

 

2.モチベーションの向上

コミュニケーションが取れていることによって、社内での情報共有ができるようになります。

コミュニケーションは業務に限ったことではありません。業務外の何気ない会話や雑談(インフォーマルコミュニケーション)も大切なコミュニケーションです。

同僚などとお互いの思いや考え方を共有できることで、自分の考えや思いにも影響を及ぼします。

同僚が頑張ろうと奮起していると、自分も頑張ろう!と思えるように、気持ちを共有できるということは、とても大切なことです。

 

3.新たなアイデアの創出

社内のコミュニケーションの相手はさまざまなです。

上司・先輩・同僚・部下などさまざまな立場の人とのコミュニケーションがあります。

上司や先輩とコミュニケーションを取り良好な関係を築くことで、自分の知識や経験にないことを教えてもらう機会になることもあります。

上司や先輩にとっては何気ない言葉でも、今の自分にとっては大きなヒントになることも多いものです。先人の知恵に学びましょう。

また部下とのコミュニケーションも非常に重要です。部下がどのような性格なのか、どういう考えを持っているのか、などを知ることで、何を伝えるか、何を教育していくべきかが分かります。

 

 

オフィスにおけるコミュニケーションの方法

 

単純にコミュニケーションを取るといっても、難しいと思う人も多いでしょう。

コミュニケーションにおいての悩みは多いようで、7割近くの人がコミュニケーションに苦手意識を持っているとの調査結果もあるのです。

コミュニケーションの悩みとして多いのは、「会話が続かない」「緊張してうまく話せない」「何を話していいか分からない」「言いたいことが言葉にできない」など。

コミュニケーションを円滑するのに有効的な具体的な行動

 

・相手の話をよく聞く

コミュニケーションの大原則ともいえる「傾聴」

まずは相手の話をよく聞きましょう。相手が何について話をしているのか、相手の気持ちはどのようなものか、何を伝えようとしているのか、など相手の話をよく聞いて、理解することが会話の糸口になります。

 

・ミラーリング

ミラーリングとは相手に同調するように、相手のしぐさや動作を真似ることです。しかし、コミュニケーションにおいてのミラーリングとは、しぐさや動作ではなく言葉のミラーリングが効果的といえるでしょう。

言葉のミラーリングとは、「オウム返し」のこと。ただしすべての言葉に対して使うものではありません。

相手の感情と、自分の感情が一致したときに「オウム返し」を使うと、相手の感情に同調しているということを、相手に示すことができ、相互理解が深まります。

 

・「?」で会話をする

「会話が続かない」という人に効果的なのは、自分の話の最後を疑問形「?」で終わらせることです。

疑問形「?」を相手に投げかけることで、会話のキャッチボールのボールを相手に委ねることができます。

 

・論点を明確にする

「緊張してうまく話せない」や「言いたいことが言葉にできない」という人は、普段から自分の意見や考えをまとめておくと良いでしょう。

事前に言葉にしておけば、いざ話そうと思ったときに迷いずらくなります。

自分が言いたい事、伝えたい事をシミュレーションしてみるのも効果的でしょう。その際、自分の言ったことに対して、相手がどんな反応をするのかを想定しておくと、次の会話につなげやすくなります。

 

・ネタをストックしておく

コミュニケーションのネタ探しとしては、日々の情報収集は欠かせません。

毎朝ニュースを見たり、新聞を読むなどの情報収集は社会人としては当たり前とも言えます。

ただ政治や宗教など、人によって見解が異なる可能性がある話題については、避けた方が良いでしょう。

ネタは難しく考えずに、誰にでも共通の話題を見つけるのが良いです。

 

十人十色というように、人はひとりとして同じ人はいません。

だからこそ、この人はこうだ!と決めつけずに、まずはフラットな気持ちで相手に接し、コミュニケーションを取ることが大切です。

 

 

オフィスにおけるコミュニケーションは、今後さらに重要になってきます。

オフィスの役割や重要性は、こちらで詳しく説明しています。

オフィスが果たす役割とは

これからのオフィスに求められること