オフィスの実態調査の必要性とは
現状のオフィスの状態や利用者からの評価、オフィスの使われ方や問題点、利用者の声などを調査し、把握することです。
快適なオフィスづくりを実現するためには、これらの調査により実態把握を行い、さらにその調査内容を分析する必要があります。この分析結果をオフィス改善の要求条件へ反映させることが大切なのです。
快適なオフィスを構築していくためには、オフィスに求められることを明確にすることが重要です。
快適なオフィスは、それぞれの企業や組織によって異なります。
そのため、自社におけるオフィスの実態把握はとても重要になるのです。
実態調査の内容
オフィスにおける調査内容は、各種さまざまなあり、多岐にわたります。自社に必要だと考えられる項目をピックアップしましょう。
オフィスの実態調査では以下の項目を中心に調査をする必要があります。
・オフィス構成：オフィスの構造種別、内装材など
・面積標準：執務面積、業務支援スペース面積、生活支援スペース面積など
・スペース標準：執務スペース、業務支援スペース、生活支援スペースなど
・財務状況：オフィス賃借料、運用維持費、セキュリティ費など
・満足度：オフィスの使用満足度、環境満足度調査など
各種標準の作成
面積標準
執務スペース、会議室やミーティングルームなどの業務支援スペース、リフレッシュルームなどの生活支援スペースなど、各スペースの面積に関する標準
現状の図面を作成して、各スペースの面積の把握と各スペースの構成比を明確にすることが必要です。
レイアウト標準
各スペースの構成・位置関係性、デスク・キャビネットなどの配置、部署のゾーニングと他部門との関連性などのレイアウトに関する標準
現状のレイアウト図面を作成して、各スペースの位置関係を明確にし、それぞれの関係性を把握することが必要です。
財務標準
オフィス賃借料、水道光熱費、清掃費や修繕費などの維持費、防災対策費や保安費などのセキュリティ費、家具什器費などの費用に関する標準
各項目にどれだけの費用がかかっているのかと、オフィス全体にかかるコストを明確にします。
家具標準
家具のサイズ、数量、種類、メーカー、購入年数などのオフィス家具に関する標準
オフィスを構成している家具の仕様書を作成し、各家具の種類や数量、経過年数などを把握することが必要です。
実態調査の方法
オフィスの実態調査を行うことで、各種標準を整備し現状の把握をすることが必要です。
実測調査
オフィスの面積、レイアウト、家具詳細を把握するため、現状図面を作成します。オフィス全体の実測調査を行い、CADなどを使用して図面を作成します。
オフィスレイアウト図面
スペース構成図面
家具・什器備品一覧表
観測調査
オフィス内の動線がどうなっているか、人が集まる場所（マグネットスペース）はどこか、デッドスペースや無駄になっているスペースはないか、など観測で把握できる内容を調査します。
アンケート調査
働く人の意見を集めるにはアンケート調査が有効です。回収率を高めるため、項目を絞ったアンケートを行う必要があります。また、期限の設定も必要です。