タイムマネジメント ・時間管理は、社会の中で働くにあたってとても大切な考え方です。効率的なタイムマネジメントを行うことは、一日の大切な時間を有効的に活用することです。
みなさんはどのような方法で時間を管理していますか？
タイムマネジメント は仕事においてだけでなく、プライベートも充実させてくれるものなのです。有効的な タイムマネジメント で充実した楽しい毎日を送りましょう。
タイムマネジメント とは
何かの目標を達成するために、限られた時間を有効に活用し、物事を効率的・効果的に進めるための技術のこと。ある行動に対する時間を把握し、どれくらいの効果がもたらされているのか、さらに効率的にするためには何が必要なのかを考え、実践していく必要があります。
１日は２４時間と決まっています。その決まった時間をどのように有効的に活用していくかは充実した楽しい毎日のためには、とても重要なポイントになります。
またタイムマネジメントを有効的に行うことによって、目標達成への近道にもなるでしょう。
タイムマネジメント の重要性
時間は１日２４時間。誰にも平等に与えられたこの限られた時間の中で、どれだけの成果を得られるかは、自分の時間の使い方次第です。できるなら少ない時間で大きな成果を得たいものです。
最近は「生産性」という言葉に注目が集まっていますが、いかに少ない時間で大きな効果を得るか、ということが生産性の向上につながります。生産性を向上するということは、余裕の時間を得ることができるということです。さらにその余裕の時間を、趣味の時間にあてたり、新たなことに挑戦したり、と自分の生活向上につながります。
タイムマネジメントを行うことで、同じ内容のことをより少ない時間で達成でき、さらに残りの時間をほかのことに使うことができます。
タイムマネジメント のためのスケジュール管理
効果的なタイムマネジメントを行うには、スケジュールの管理はとても大切です。スケジュール管理に大切なポイントは、「やること(TO DO) × 時間」です。スケジュール管理は、計画を立てて実行しながら、ＰＤＣＡを回し、さらに改善を繰り返していくことが重要です。
効果的なスケジュール管理を行うことが、タイムマネジメントを有効に行うことにつながっていきます。
タイムマネジメントのスケジュール管理に必要なもの
・ふせん（３色）
・デイリースケジュール（縦軸を時間とした）
「やること」を書き出す
まずは「やること（TO DO）」を見える化しましょう。見える化にはふせんを使います。
最近はスマホなどモバイルでの管理ができる、TO DO管理のアプリがたくさんありますが、「書く」ことの効果を活かすためにふせんと手帳を使いましょう。
「書く」ことの効果については、こちらで詳しく説明しています。
やることをすべてふせんに書き出します。ふせんは色分けをして使うと良いです。自分なりのルールを作って使いましょう。
時間が決まっている確定の予定は、ピンクのふせん。
時間は決まっていないがやらなければならないことは、イエローのふせん。
いずれはやりたいことは、ブルーのふせん。
スケジュールを立てる
次に、スケジュールを立てましょう。
書き出したやることが、それぞれどのくらいの時間がかかるかを想定します。縦軸を時間としたデイリースケジュール表に、ふせんを貼っていきます。
まずは確定の予定のピンクのふせんから。次に時間は決まっていないがやらなければならないイエローのふせん。最後にいずれやりたいブルーのふせん。この順番でスケジュールを埋めていきましょう。
スケジュールは、間隔を詰めすぎると余裕がなくなってしまい、想定よりも時間がかかってしまった場合などに身動きがとれなくなってしまします。多少の余裕を持って、スケジュールを埋めていきましょう。
これで一日のスケジュールが立てられました。
リスケをする
このスケジュールはあくまでも予定です。実行していくにつれて、想定よりも時間がかかってしまったり、他に急ぎのタスクが入ってしまったりと多少のズレがでてきます。スケジュールを立てる際に、詰めすぎないようにしていれば、多少のズレは解消することができます。
大幅なズレが生じてしまった時は、その時点でリスケをするようにしましょう。
このように「計画・実行・修正」（PDCA）を繰り返していくことで、タスクに対してかかるおおよその時間が分かるようになってきます。タスクを行う際には常に時間を意識して行うことも、タイムマネジメントにはとても大切なことです。
常に時間を意識することで、それぞれの業務がどれくらいの時間がかかるかの想定ができるようになってきます。それによって時間の感覚がつかめるようになります。
タイムマネジメントは、この「時間の感覚をつかむ」ということがとても重要になってきます。
まずは時間を意識することから始めましょう。
