効率がアップする!タスク管理のメリットとその方法

みなさんは、タスク管理をどのような方法で行っているでしょうか。

タスクの管理をキッチリと行うことで、仕事の効率アップやムダな業務の削減にもつながります。

 

タスクとは

 

タスクとは、「課された仕事、課題」「コンピュータで処理される作業の最小単位」と出てきます。

ビジネスにおいては、「自分がやるべき業務や作業の最小単位」といえるでしょう。

タスクに似た言葉として使われるのが「TO DO」です。

タスクとTO DOの違いは、タスクは、期限が決まっている必ずやらなければならないもの。

対してTO DOは、いずれやらなければならないが先送りできるもの。と区別されます。

 

タスクは、企業や組織から「自分に課せられた仕事」であり、TO DOは、その課せられた仕事をこなすために「自らの意思で行おうとする仕事」と言えるでしょう。

 

タスク管理のメリット

 

タスクは「期限が決まっている、自分がやらなければならない業務や作業」です。

このタスクを管理することによって、さまざまなメリットがあります。

 

1.仕事の効率アップができる

 

タスクを管理するということは、それぞれのタスクにかかる時間やそのタスクの緊急性、重要性を把握することが必要となります。これらを把握することで、各タスクをこなす最短で最良のスケジュールを組むことができます。

 

2.ストレスから解放される

 

タスクの管理にはすべてのタスクの洗い出しが必要になります。

事前にすべてのタスクの洗い出しをしておくことで、次のタスクを思い出したり考えたりする時間がなくなるため、そのストレスから解放されます。

また、タスクが整理されているため、次のタスクへの頭の切り替えがスムーズになり、集中力を途切れさせることなく取り組むことができます。

 

3.業務の効率化

 

タスク管理をするにあたって、全体を見ることはとても重要なことです。

たとえば、<製品の紹介資料を作る>というタスクに関して、この製品を、誰に(外部、社内)紹介するものなのか? 何のために(売るため、知ってもらうため)紹介するのか? プレゼン時間はあるのか?などの情報は必須になります。

タスクを洗い出す際に、このような情報をまとめておくことで、業務のムダを削減することや、業務フローの改善に役立ちます。

 

タスク管理の方法

 

タスク管理の方法として、紙とふせんで管理する方法をオススメしています。

A5サイズの用紙とふせんを使います。

ふせんは、3種類の大きさを用意します。

 

・タスクの洗い出し

まずはタスクの洗い出しをしましょう。ふせん1枚に対してタスク1つを書いていきます。ここで注意することは、すべてのタスクをヌケモレなく洗い出すことです。

 

またタスクを洗い出す際には、5W1Hを使って、具体的に書きましょう。

たとえば、『営業部会議の資料作り』というタスク。

Who(だれが):営業部全員が

When(いつ):明日の

Where(どこで):営業部の会議で

What(なにを):今週の売上実績を

Why(なぜ):目標の達成・未達成要因

How(どのように):資料を使って

このように具体的にタスクの内容を明らかにすることで、営業部内で共有すべき内容で作成すること、今週の売上実績と他週との対比が必要である、など、どのような内容の資料を作成すべきかが明確にできます。

 

タスクを洗い出す際に、そのタスク完了時間を想定しましょう。想定時間は15分、30分、1時間の3つで想定しましょう。

1時間以上かかると想定されるタスクは、分解できないかを考えましょう。

たとえば、先ほどの営業部会議の資料作り』というタスクが、1時間以上かかる想定である場合、

そのタスクでやらなければならない内容をピックアップします。

①今週の売上実績の数値確認:15分

②目標との差異確認:15分

③目標の達成・未達成の要因把握:30分

④パワーポイントでの資料作成:1時間

このように大枠で分けることで、タスクの内容が明確になり、何にどれくらいの時間がかかっているかが分かりやすくなります。

 

タスクは1つ1つ、ふせんに書き出していきましょう。

小さいふせんには想定時間15分、中くらいのふせんには30分、一番大きいふせんには60分のタスクを書き出していきます。

 

・タスクの整理

タスクを洗い出したら、整理をしていきましょう。それぞれのタスクで関連性があるものは同じグループに分類しましょう。

関連性の高いタスクはできるだけ繋げておきましょう。人間は、頭を切り替えるのに多少の時間がかかるといわれているため、間に全く別の関連性がないタスクが来てしまうと、頭の切り替えが必要になり、集中力が途切れてしまうからです。

そのグループの中で、タスクの完了期限が早い順番に並べ替えましょう。完了期限もふせんに記載しておくとわかりやすいです。

 

・タスクのスケジューリング

すべてのタスクを元に、1週間分のスケジュールを立てましょう。

A5用紙1枚に対して、1日のスケジュールを書いていきます。A5用紙を横にして、縦を時間軸として、30分ごとに時間を記入しておきましょう。

ふせんに書き出したタスクの完了期限を元に、1週間分のスケジュール表にふせんを貼っていきます。

スケジュールを組む際のポイントは、以下になります。

・完了期間ギリギリに設定しないこと

・必ずバッファを設けること

 

・1日のスケジューリング

1日のスケジュールは朝に計画を立てましょう。朝、計画を立てることによって、その日1日の限られた時間を有効に使うことができます。

1週間のスケジューリングをしたときに作成した、スケジュール表の当日分を確認しましょう。

スケジュールに空きがある場合は、他のタスクや追加されたタスクを組み入れます。

この時に注意するべきなのは、時間いっぱいに予定を入れ過ぎないことです。タスクをこなす中で、電話がかかってくる、話しかけられる、休憩をとる、などの時間があるからです。

 

・タスクの実行、修正

これでタスク管理の準備は完了です。あとはスケジュール通りに実行をしましょう。

実行していく中で、計画通りにいかないことが出てきます。その際には、スケジュールを立て直しましょう。

ふせんを使っているので、スケジュール変更は簡単です。ふせんを貼り直せば完了。終わっていないタスクは次の日以降に持ち越しましょう。

 

このようにタスクをきちんと管理することで、タスクのヌケモレなく仕事がこなせるようにり、タイムマネジメントにもつながっていきます。

タスク管理で充実したワークライフを過ごしましょう。