みなさんは、タスク管理をどのような方法で行っているでしょうか。
タスクの管理をキッチリと行うことで、仕事の効率アップやムダな業務の削減にもつながります。
タスクとは
タスクとは、「課された仕事、課題」「コンピュータで処理される作業の最小単位」と出てきます。
ビジネスにおいては、「自分がやるべき業務や作業の最小単位」といえるでしょう。
タスクに似た言葉として使われるのが「TO DO」です。
タスクとTO DOの違いは、タスクは、期限が決まっている必ずやらなければならないもの。
対してTO DOは、いずれやらなければならないが先送りできるもの。と区別されます。
タスクは、企業や組織から「自分に課せられた仕事」であり、TO DOは、その課せられた仕事をこなすために「自らの意思で行おうとする仕事」と言えるでしょう。
タスク管理のメリット
タスクは「期限が決まっている、自分がやらなければならない業務や作業」です。
このタスクを管理することによって、さまざまなメリットがあります。
１．仕事の効率アップができる
タスクを管理するということは、それぞれのタスクにかかる時間やそのタスクの緊急性、重要性を把握することが必要となります。これらを把握することで、各タスクをこなす最短で最良のスケジュールを組むことができます。
２．ストレスから解放される
タスクの管理にはすべてのタスクの洗い出しが必要になります。
事前にすべてのタスクの洗い出しをしておくことで、次のタスクを思い出したり考えたりする時間がなくなるため、そのストレスから解放されます。
また、タスクが整理されているため、次のタスクへの頭の切り替えがスムーズになり、集中力を途切れさせることなく取り組むことができます。
３．業務の効率化
タスク管理をするにあたって、全体を見ることはとても重要なことです。
たとえば、＜製品の紹介資料を作る＞というタスクに関して、この製品を、誰に（外部、社内）紹介するものなのか？ 何のために（売るため、知ってもらうため）紹介するのか？ プレゼン時間はあるのか？などの情報は必須になります。
タスクを洗い出す際に、このような情報をまとめておくことで、業務のムダを削減することや、業務フローの改善に役立ちます。
タスク管理の方法
タスク管理の方法として、紙とふせんで管理する方法をオススメしています。
Ａ５サイズの用紙とふせんを使います。
ふせんは、３種類の大きさを用意します。
・タスクの洗い出し
まずはタスクの洗い出しをしましょう。ふせん１枚に対してタスク１つを書いていきます。ここで注意することは、すべてのタスクをヌケモレなく洗い出すことです。
またタスクを洗い出す際には、５W１Hを使って、具体的に書きましょう。
たとえば、『営業部会議の資料作り』というタスク。
Who（だれが）：営業部全員が
When（いつ）：明日の
Where（どこで）：営業部の会議で
What（なにを）：今週の売上実績を
Why（なぜ）：目標の達成・未達成要因
How（どのように）：資料を使って
このように具体的にタスクの内容を明らかにすることで、営業部内で共有すべき内容で作成すること、今週の売上実績と他週との対比が必要である、など、どのような内容の資料を作成すべきかが明確にできます。
タスクを洗い出す際に、そのタスク完了時間を想定しましょう。想定時間は１５分、３０分、１時間の３つで想定しましょう。
１時間以上かかると想定されるタスクは、分解できないかを考えましょう。
たとえば、先ほどの『営業部会議の資料作り』というタスクが、１時間以上かかる想定である場合、
そのタスクでやらなければならない内容をピックアップします。
①今週の売上実績の数値確認：１５分
②目標との差異確認：１５分
③目標の達成・未達成の要因把握：３０分
④パワーポイントでの資料作成：１時間
このように大枠で分けることで、タスクの内容が明確になり、何にどれくらいの時間がかかっているかが分かりやすくなります。
タスクは１つ１つ、ふせんに書き出していきましょう。
小さいふせんには想定時間１５分、中くらいのふせんには３０分、一番大きいふせんには６０分のタスクを書き出していきます。
・タスクの整理
タスクを洗い出したら、整理をしていきましょう。それぞれのタスクで関連性があるものは同じグループに分類しましょう。
関連性の高いタスクはできるだけ繋げておきましょう。人間は、頭を切り替えるのに多少の時間がかかるといわれているため、間に全く別の関連性がないタスクが来てしまうと、頭の切り替えが必要になり、集中力が途切れてしまうからです。
そのグループの中で、タスクの完了期限が早い順番に並べ替えましょう。完了期限もふせんに記載しておくとわかりやすいです。
・タスクのスケジューリング
すべてのタスクを元に、１週間分のスケジュールを立てましょう。
Ａ５用紙１枚に対して、１日のスケジュールを書いていきます。Ａ５用紙を横にして、縦を時間軸として、３０分ごとに時間を記入しておきましょう。
ふせんに書き出したタスクの完了期限を元に、１週間分のスケジュール表にふせんを貼っていきます。
スケジュールを組む際のポイントは、以下になります。
・完了期間ギリギリに設定しないこと
・必ずバッファを設けること
・1日のスケジューリング
1日のスケジュールは朝に計画を立てましょう。朝、計画を立てることによって、その日１日の限られた時間を有効に使うことができます。
1週間のスケジューリングをしたときに作成した、スケジュール表の当日分を確認しましょう。
スケジュールに空きがある場合は、他のタスクや追加されたタスクを組み入れます。
この時に注意するべきなのは、時間いっぱいに予定を入れ過ぎないことです。タスクをこなす中で、電話がかかってくる、話しかけられる、休憩をとる、などの時間があるからです。
・タスクの実行、修正
これでタスク管理の準備は完了です。あとはスケジュール通りに実行をしましょう。
実行していく中で、計画通りにいかないことが出てきます。その際には、スケジュールを立て直しましょう。
ふせんを使っているので、スケジュール変更は簡単です。ふせんを貼り直せば完了。終わっていないタスクは次の日以降に持ち越しましょう。
このようにタスクをきちんと管理することで、タスクのヌケモレなく仕事がこなせるようにり、タイムマネジメントにもつながっていきます。
タスク管理で充実したワークライフを過ごしましょう。
